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甘肃省粮食和物资储备局关于直属单位档案工作检查情况的通报

【发布时间:2018-12-07来源:办公室浏览次数:打印本页

省局各直属企、事业单位:

为认真落实省委办公厅、省政府办公厅《关于加强和改进新形势下全省档案工作的实施意见》精神,进一步加强省局直属单位档案工作,促进档案工作规范化管理,省局围绕档案制度建设、管理体制、安全管护、基础业务、信息化建设和开发利用等工作,对直属单位的档案工作分批进行了检查。现将有关情况通报如下:

一、主要成效

各单位认真贯彻落实两办文件精神,对档案工作的重视程度明显加强,在设施设备上加大了投入力度,同时注重强化业务建设,并积极推进档案工作规范化管理省级申报工作,档案工作水平整体有了新的提高。截至目前,酒泉库、武威南库、打柴沟库、长城库、陈官营库、天水库6个单位档案工作规范化管理达到省一级,粮贸公司、王家墩库、山丹库、东风粮食局4个单位达到省二级标准。

(一)档案管理体制进一步健全。各单位均建立了由分管领导负总责、办公室或综合部门主管、档案员具体负责的档案工作体系,制定完善了各项档案管理制度。

(二)档案管护条件趋于完善。所有单位均设置了专门的档案库房,储运公司、粮贸公司、打柴沟库、武南库、天水库、山丹库做到了办公、阅档、库房三分开的档案用房要求,其他单位做到了办公、库房分开;大部分单位配备了数量充足、质量高的档案柜架,东风粮食局安装了密集架;档案装具基本符合国家档案局规定的标准规范,档案排架有序,“八防”设施配置基本齐全。

(三)档案业务建设不断加强。大部分单位做到了文书、会计、科技、声像、照片、实物等各门类档案集中统一管理。各单位均完善了文件材料归档范围和档案保管期限表,文书档案基本做到了收集齐全、分类科学、整理规范、归档整理年年清。

(四)档案干部队伍建设得到加强。大部分单位重视档案管理人员的选配和培养,注重档案人员的业务提升,能够积极派人员参加各种档案业务培训,不断提高档案人员的业务技能。

二、存在的问题

(一)档案集中统一管理制度执行不到位。部分单位对会计、科技、照片、声像、实物等其他门类档案没有进行有效管理,收集不齐全、整理归档不及时、不规范,对本单位各部门的档案工作监督指导不到位。购销公司、批发市场、军粮中心、白银库、东风粮食局均未及时将照片、实物收集归档;军粮中心会计档案至今存放于财务科,未向档案室移交;购销公司2015年之前的会计档案整理不规范,未编制案卷号,案卷上无会计人员签章。

(二)档案交接手续不清。大部分单位档案移交档案室时,除会计档案,其他门类档案均未做到移交手续清晰,档案人员更换时无交接手续。 

(三)档案用房不能满足档案工作发展需要。大部分单位没有达到库房、办公、阅档三分开的档案用房要求,山丹库、白银库、王家墩库档案库房面积狭小,档案柜架数量不足。

(四)档案资源开发利用工作有待加强。多数单位在档案工作上重管理、轻利用,造成“死档案”不能“活运用”,不能将丰富的档案信息资源充分运用到企业的生产经营中去,也未对档案利用进行总结提炼以形成典型事例;组织沿革、全宗介绍、基础数据汇编、历任领导简介等常规编研材料内容不充分,利用档案资源开展宣传、展览工作不够。

(五)档案人员兼职过多调整频繁。各单位普遍存在档案人员兼职过多的问题。兼职过多,档案员用在档案工作上的时间少之又少,除文书档案每年由省局组织集中汇编外,其他门类的档案基本无暇顾及,对基建、会计档案不能进行有效的监督指导,对实物、照片、声像、光盘等档案全靠检查前的突击整理,难免收集不全。批发市场档案员调整频繁,使档案工作的持续发展受到一定的制约。

(六)档案信息化工作滞后。除6个达到规范化管理省一级的单位安装了档案管理系统软件并通过系统进行了目录录入,其中仅打柴沟库进行了纸质档案全文扫描并挂接至档案管理系统,实现了档案查阅电子化,其他单位尚未安装档案管理软件,也未开展纸质档案数字化工作。

三、下一步努力方向

(一)强化组织领导,完善统一管理体制。加快建立档案集中统一管理制度,加强对本单位各部门档案工作的监督管理,严格执行各类文件材料收集归档制度,对文书、会计、基建、声像、照片、实物等各门类档案做到集中统一管理;制定各门类档案分类方案、归档范围和保管期限表,确保应归尽归;完善交接手续,坚决杜绝应归档文件材料散失、损毁或被据为个人所有。

(二)改善管护条件,确保档案安全。档案库房存在安全隐患的单位,要按照档案库房“八防”要求,采取切实有效措施加以整改,全力消除安全隐患,确保档案绝对安全;要强化档案信息安全保密意识,在档案利用、档案数字化过程中,确保档案信息安全;尚未配备档案专用电脑的单位应尽快配备。

(三)加强档案资源开发利用,发挥档案效用。各单位要进一步加强档案资源的开发利用,规范完善组织沿革、全宗介绍、大事记等基础编研材料,围绕中心工作和经济社会发展需要,创新档案工作方式方法,以室藏档案为重点,利用各种陈列、展示宣传企业文化,通过查阅档案、提供信息等,充分发挥档案的凭证、依据和参考作用,做到有效利用,同时在利用中注重收集总结典型事例。

(四)强化队伍建设,提升档案人员素质。妥善解决档案人员调整频繁、兼职过多问题,努力保持档案人员的相对稳定,为档案人员创造学习培训机会,以提高业务管理水平。

(五)规范档案信息化建设,推进管理现代化。依托全省粮食行业信息化大平台,将档案信息化建设纳入本单位信息化建设规划,与本单位信息化工作同步规划、同步实施,规范推进档案数字化工作,积极稳妥开展电子文件在线收集归档和电子档案管理工作。


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